Mehr aus Ihrem
Geschäft. Mit weniger Aufwand.
qfloow automatisiert die wiederkehrenden Prozesse kleiner und mittlerer Unternehmen – mit intelligenter KI statt zusätzlichem Personal. Weniger Handarbeit, 30–50 % geringere Betriebskosten und eine spürbar höhere Umsatzrendite.
Ihr Team arbeitet hart – aber zu viel davon ist Handarbeit.
Wir nennen es die Handarbeits-Falle: In den meisten KMU fließen 20–40 % der Arbeitszeit in wiederkehrende Routinen. Genau dort setzt qfloow an.
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Hohe Personal- und Betriebskosten
„Der Umsatz stimmt – aber am Monatsende bleibt wieder weniger übrig als gedacht.“
Routineaufgaben binden teure Arbeitszeit; die Marge schrumpft, obwohl der Umsatz stimmt.
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Manuelle, fehleranfällige Prozesse
„Es ist 21 Uhr – und das Angebot für morgen früh ist immer noch nicht fertig.“
Rechnungen, Angebote, Datenpflege: Vieles wird von Hand erledigt, doppelt erfasst und kontrolliert.
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Fachkräftemangel & Engpässe
„Die Stellenanzeige läuft seit Monaten – die Mehrarbeit bleibt am Team hängen.“
Neue Mitarbeiter sind kaum zu finden – und das bestehende Team ist bereits am Limit.
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Keine Zeit für das Wesentliche
„Schon wieder eine Woche vorbei – und für das Wichtige war wieder keine Zeit.“
Führung und Team stecken im Tagesgeschäft fest, statt Kunden und Wachstum voranzutreiben.
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Wachstum frisst die Rendite
„Jeder neue Auftrag heißt: Es muss noch jemand her. Sonst kippt es.“
Mehr Aufträge bedeuten heute automatisch mehr Personal – die Umsatzrendite bleibt auf der Strecke.
Die üblichen Auswege – und warum sie aus der Handarbeits-Falle nicht herausführen:
Skaliert nicht, niemand wartet es – und oft nicht DSGVO-konform: Unkontrolliert eingegebene Kundendaten und Firmeninterna können in Trainingsdaten landen. Die Haftung trägt die Geschäftsführung.
Neue Mitarbeiter entlasten nur, wenn die Prozesse dahinter klar sind. Vorher kosten sie vor allem Einarbeitung, Gehalt – und noch mehr Abstimmung.
Jedes zusätzliche Tool schafft eine weitere Insel. Ohne jemanden, der alles sinnvoll verbindet, entsteht Ordnung nirgends von selbst.
Was wirklich hilft: ein durchdachtes System, das Ihre bestehenden Werkzeuge verbindet – gebaut und betreut von jemandem, der Ihre Prozesse versteht.
Automatisierung, die sich rechnet – nicht nur beeindruckt.
Kein Tool zum Selberbauen. Wir liefern fertige, maßgeschneiderte Automatisierungen für die Prozesse, die Ihr Geschäft täglich ausbremsen.
30–50 % weniger Betriebskosten
Automatisierte Prozesse kosten nur einen Bruchteil der Handarbeit – transparent ausgewiesen, vom ersten Monat an.
Entlastung von Routineaufgaben
Rechnungen, Angebote, Datenpflege und Mahnwesen laufen vollautomatisch – Ihr Team macht wieder wertschöpfende Arbeit. Und Feierabend, wenn Feierabend ist.
Höhere Rendite ohne neues Personal
Mehr Aufträge abwickeln mit dem bestehenden Team – Wachstum, das in der Umsatzrendite ankommt.
Keine neue Software nötig
E-Mail, ERP, DATEV, CRM, Excel: qfloow dockt an Ihre bestehenden Systeme an – keine Migration, kein Umlernen, kein Lock-in.
Sicher & nachvollziehbar
Jeder Schritt protokolliert, Daten in der EU, DSGVO-konform. Volle Kontrolle und Audit-Sicherheit.
In Tagen statt Monaten live
Erste Automatisierungen laufen nach 14 Tagen – ohne IT-Großprojekt und ohne Stillstand im Betrieb.
qfloow verbindet u. a.:
DATEV
Lexware
Outlook
Excel
Teams
WhatsApp
Gmail
Google Drive
Google Sheets
PayPal
Stripe
Shopify
Shopware
HubSpot… sowie ERP-, CRM- und Branchensoftware mit Schnittstelle.
Von der Analyse zur laufenden Automatisierung – in vier Schritten.
Analyse
Wir durchleuchten Ihre Abläufe und finden die Prozesse mit dem größten Hebel – kostenlos im Erstgespräch.
Konzept
Sie erhalten einen klaren Fahrplan: welche Prozesse, welches Einsparpotenzial, welcher Zeitrahmen.
Umsetzung
Wir bauen die KI-Automatisierung maßgeschneidert – angedockt an Ihre Systeme, ohne Ihren Betrieb zu stören.
Monitoring & Optimierung
Wir messen die Ergebnisse laufend, optimieren weiter und weisen Ihre Einsparungen transparent aus.
Wir sprechen die Sprache Ihrer Branche.
Erkennen Sie sich wieder? Hinter jeder Branche stecken Prozesse, die wir bereits automatisiert haben.
Gastronomie & Hotellerie
Zeiterfassung, Lager & Personalmeldung
Handwerk & Bau
Angebote, Anrufe & Bürokram
Entsorgung & Logistik
Wiegung, Touren & Rechnungen
Handel & E-Commerce
Bestellungen, Bestände & Mahnwesen
Energie & Solar
Lead-Anrufe & Angebote – rund um die Uhr
Steuerkanzleien & Buchhaltung
Onboarding & Belegvorerfassung
Praxen & Gesundheit
Termine, Telefon & Patientenanfragen
Immobilien & Verwaltung
Anfragen, Exposés & Übergaben
Taxi & Personenbeförderung
Fahrtvergabe & Abrechnung per App
Industrie & Produktion
Auftragsabwicklung & Lieferscheine
Werkstätten & Autohäuser
Terminvergabe & Statusmeldungen
Dienstleistung & Beratung
Onboarding, Termine & Berichte
Ihre Branche ist nicht dabei? Die Prozesse dahinter ähneln sich mehr, als man denkt – fragen Sie uns einfach.
Vier Prozesse aus echten Projekten – vorher und mit qfloow.
Telefonzentrale
40–50 Anrufe am Tag landen im Büro – das Team kommt zu nichts anderem mehr.
Der KI-Voice-Agent nimmt jeden Anruf an, klärt das Anliegen und leitet gezielt weiter.
Anfragen & Angebote
Neue Anfragen warten tagelang auf Rückruf – und manche gehen schlicht unter.
Jede Anfrage wird sofort angerufen, qualifiziert und erhält automatisch ihr Angebot.
Rechnungen & Mahnwesen
Rechnungen werden abgetippt, geprüft und gemahnt – alles von Hand, alles fehleranfällig.
Erfassung, Abgleich, Freigabe und Mahnwesen laufen im Hintergrund – lückenlos protokolliert.
Zeiterfassung & Personalmeldung
Stundenzettel fehlen, Meldungen hängen am Steuerberater – der abends nicht mehr erreichbar ist.
Arbeitszeiten werden lückenlos erfasst, Personal in Minuten tagesaktuell gemeldet – jederzeit.
Zahlen, die im Jahresabschluss ankommen.
Durchschnittswerte unserer Kunden nach den ersten sechs Monaten:
Betriebskosten
Gesparte Zeit pro Woche
Umsatzrendite
Live nach
Was kostet Sie die Handarbeit – heute?
Drei Regler, ein ehrlicher Blick auf Ihre Zahlen. Durchschnittswerte genügen.
Unverbindliche Modellrechnung auf Basis von 4,33 Wochen pro Monat und 30–50 % Automatisierungspotenzial; Einsparpotenzial aufs Jahr gerechnet.
Verlorene Zeit
Kosten der Handarbeit
Ihr Einsparpotenzial mit qfloow
Woher kommen diese Zahlen?
Das McKinsey Global Institute beziffert rund die Hälfte der heutigen Arbeitstätigkeiten als mit bestehender Technologie automatisierbar; die Oxford-Studie von Frey & Osborne sieht Routineaufgaben in Buchhaltung und Verwaltung bei bis zu 98 %. Unsere Spanne von 30–50 % ist bewusst konservativ angesetzt – und entspricht den Werten aus unseren eigenen Projekten.
Mittelständler, die heute schon automatisieren.
„Niemand vergisst mehr, sich ein- oder auszustempeln – die KI erfasst die Arbeitszeiten unseres Teams lückenlos. Und das Lager denkt mit: Bestellvorschläge kommen automatisch, bevor etwas fehlt.“
„Digitale Wiegung, Container-Tracking, Routenoptimierung und automatische Rechnungserstellung – alles läuft in einem System. Meine Mitarbeiter verbringen ihre Zeit nicht mehr mit Papierkram.“
„Jede Facebook-Anfrage wird sofort von unserem KI-Voice-Agenten angerufen und vorqualifiziert – bis zum fertigen Angebot. Fehlen noch Fotos vom Zählerschrank oder Heizkreisverteiler, erinnert der Agent den Kunden automatisch.“
„Unser KI-Voice-Agent nimmt in der Zentrale jeden Anruf an, klärt Support-Anliegen und leitet gezielt an den richtigen Mitarbeiter weiter. Eine riesige Entlastung – das Team hat wieder Zeit für das Wesentliche.“
„Früher hat die Zentrale jede Fahrt manuell verteilt und den Fahrern hinterhertelefoniert. Heute erfasst und verteilt das System alle Fahrten automatisch – die Fahrer nehmen sie per App an und rechnen direkt darüber ab.“
„Mit der App von qfloow melden unsere Gastronomie-Kunden in ganz Griechenland ihr Personal tagesaktuell in wenigen Minuten – auch abends, wenn kein Steuerberater mehr erreichbar ist. Das schützt vor empfindlichen Bußgeldern und spart unnötige Lohnkosten.“
Wir sprechen Mittelstand – nicht Silicon Valley.
Hinter qfloow stehen Sascha Franziski und Eleftherios Kallinikidis. Sascha beschäftigt sich seit seiner Ausbildung mit Programmierung und Prozessoptimierung. Automatisiert hat er schon, als mit Zapier und Make die ersten Automatisierungs-Tools auf den Markt kamen, und mit jeder Werkzeug-Generation danach. In die KI ist er eingestiegen, als die Technologie reif für den Unternehmenseinsatz war – nicht, weil sie gerade Schlagzeilen machte. Diese Erfahrung ist der Grund, warum wir heute für nahezu jeden Prozess eine Lösung finden, die wirklich effizient läuft.
Eleftherios ergänzt das Team mit seiner ebenfalls langjährigen Expertise in Prozessen und Automatisierung – und verantwortet bei qfloow den griechischen Markt: ohne Sprachbarriere, mit direktem Draht zu einem Markt voller Potenzial. So betreuen wir Unternehmen im DACH-Raum und in Griechenland aus einer Hand.
Keine Buzzwords, keine Experimente an Ihrem Betrieb: Wir setzen ausschließlich auf erprobte Technologie und messen jeden Effekt in Euro und Stunden.
- Über 350 Automatisierungen gebaut – vom Familienrestaurant bis zum Industriebetrieb
- Branchenverständnis statt Standard-Software von der Stange
- Persönliche Ansprechpartner – von der Analyse bis zum laufenden Betrieb
Zwei Standorte, zwei Märkte – ein Team.
Was Sie vor dem Start wissen wollen.
Sehr wenig. Sie brauchen kein eigenes IT-Projekt: Wir benötigen lediglich einen Ansprechpartner und Einblick in den jeweiligen Prozess. Analyse, Aufbau und Betrieb übernehmen wir – Ihr Tagesgeschäft läuft ungestört weiter.
Alle Daten werden DSGVO-konform und auf Servern in der EU verarbeitet. Jeder Automatisierungsschritt wird protokolliert, Zugriffe sind rollenbasiert geregelt. Auf Wunsch schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ab.
Die erste Automatisierung ist in der Regel nach 14 Tagen live. Messbare Kosteneinsparungen zeigen sich ab dem ersten Monat – und wir weisen sie Ihnen transparent in Euro und Stunden aus.
Wir docken an das an, was Sie bereits nutzen: E-Mail, ERP-Systeme, DATEV, CRM, Excel, Branchensoftware und mehr. Sie müssen keine neuen Programme einführen – qfloow verbindet Ihre bestehende Landschaft.
Nein – sie entlastet sie. Die Automatisierung übernimmt die Routinearbeit, die heute niemand gerne macht. Ihr Team gewinnt Zeit für Kunden, Qualität und Wachstum. Unsere Kunden sparen Stellen ein, ohne Kündigungen auszusprechen.
Das hängt vom Prozess und Umfang ab. Im kostenlosen Erstgespräch ermitteln wir Ihr Einsparpotenzial – Sie erhalten ein Festpreis-Angebot, bevor Sie sich entscheiden. Faustregel: Unsere Projekte amortisieren sich in der Regel innerhalb weniger Monate.
Kritische Schritte – etwa Zahlungsfreigaben oder verbindliche Zusagen – bauen wir grundsätzlich mit Kontrollpunkten: Die KI bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Zusätzlich wird jeder Schritt protokolliert, sodass Sie jede Entscheidung nachvollziehen können. Fällt etwas Unerwartetes auf, wird automatisch ein Mitarbeiter benachrichtigt.
Ja. Die Automatisierungen laufen in Ihren Konten und auf Ihren Systemen – Sie behalten alle Zugänge und Daten. Es gibt keinen Lock-in: Sie können das System jederzeit selbst weiterbetreiben oder von Dritten betreuen lassen.
Nach der Live-Schaltung überwachen wir die Automatisierungen, optimieren laufend und passen sie an, wenn sich Ihre Prozesse ändern. Sie haben einen festen Ansprechpartner – wahlweise mit laufender Betreuung oder auf Zuruf, je nachdem, was zu Ihnen passt.
Nein. Wir bauen, betreiben und warten die Systeme – Sie brauchen weder Programmierkenntnisse noch eine eigene IT-Abteilung. Im Alltag bedienen Sie Ihre Automatisierungen so einfach wie WhatsApp oder E-Mail; eine kurze Einweisung für Ihr Team ist Teil jedes Projekts.
Wir betreuen Unternehmen im gesamten DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz) sowie in Griechenland. Analyse und Abstimmung laufen wahlweise vor Ort oder remote – die Automatisierungen selbst arbeiten ortsunabhängig.
Finden wir Ihre größten Zeitfresser.
Stellen Sie sich vor: Es ist Freitagnachmittag. Die Angebote sind raus, die Rechnungen geschrieben, das Telefon ist besetzt – und niemand hat dafür Überstunden gemacht.
So läuft das Erstgespräch ab – kostenlos und unverbindlich:
- Online-Meeting
- Wir analysieren Ihre größten Zeitfresser
- Sie erhalten eine konkrete Potenzial-Einschätzung