Die KI-Agentur für den Mittelstand, die baut statt berät.
qfloow automatisiert die wiederkehrenden Abläufe kleiner und mittlerer Unternehmen – Rechnungen, Angebote, Telefonannahme, Zeiterfassung, Datenpflege. Wir liefern fertige Automatisierungen, die an Ihre vorhandene Software andocken, und betreuen sie im laufenden Betrieb.
Kurz gesagt
qfloow ist eine KI-Agentur aus Gütersloh mit zweitem Standort in Thessaloniki. Wir bauen maßgeschneiderte KI-Automatisierungen für den Mittelstand im DACH-Raum und in Griechenland: Analyse im kostenlosen Erstgespräch, Festpreis-Angebot, erste Automatisierung in der Regel nach 14 Tagen live, danach Betrieb und Wartung durch uns. Über 350 Automatisierungen haben wir bisher gebaut.
Die Prozesse, die im Mittelstand am meisten Zeit fressen.
In den meisten Betrieben gehen 20 bis 40 Prozent der Arbeitszeit in Routinen. Dort setzen wir an.
Rechnungen & Mahnwesen
Eingangsrechnungen erfassen, gegen Bestellungen prüfen, zur Freigabe vorlegen und offene Posten automatisch mahnen.
Telefon & Anfragen
Ein KI-Voice-Agent nimmt Anrufe an, klärt das Anliegen und leitet gezielt weiter. Neue Anfragen werden sofort zurückgerufen und qualifiziert.
Angebote
Aus einer Anfrage wird ein fertiges Angebot – nach Ihren Preisen und Regeln, zur Freigabe vorbereitet.
Zeiterfassung & Personal
Arbeitszeiten lückenlos erfassen und Personal tagesaktuell melden, auch abends und am Wochenende.
Datenpflege
Daten zwischen E-Mail, ERP, CRM, DATEV und Excel übertragen, ohne dass jemand abtippt.
KI-Assistenten
Assistenten, die Dokumente lesen, Fragen beantworten und Aufgaben anstoßen – mit Kontrollpunkten, wo es darauf ankommt.
Woran Sie eine gute KI-Agentur erkennen.
Den Begriff „KI-Agentur“ verwenden inzwischen viele: Beratungen, Schulungsanbieter, Webagenturen. Für einen Mittelständler zählt am Ende nur, ob nach dem Projekt ein Prozess spürbar schneller und günstiger läuft. Diese Punkte sollten Sie bei jedem Anbieter klären – auch bei uns:
- Umsetzung statt Foliensatz: Wir liefern laufende Automatisierungen, keine Strategiepapiere.
- Anbindung an Ihre Systeme: E-Mail, ERP, DATEV, Lexware, CRM, Excel, Branchensoftware. Sie müssen keine neue Software einführen.
- Datenschutz: Verarbeitung auf Servern in der EU, jeder Schritt protokolliert, rollenbasierte Zugriffe, auf Wunsch Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
- Menschliche Freigaben: Zahlungsfreigaben und verbindliche Zusagen baut qfloow grundsätzlich mit Kontrollpunkt – die KI bereitet vor, ein Mensch gibt frei.
- Kein Lock-in: Die Automatisierungen laufen in Ihren Konten. Sie behalten alle Zugänge und können das System selbst weiterbetreiben.
- Messbarer Nutzen: Wir weisen Einsparungen in Euro und Stunden aus, nicht in Gefühl.
Was kostet eine KI-Agentur?
Das hängt vom Prozess und vom Umfang ab. Wir ermitteln im kostenlosen Erstgespräch das Einsparpotenzial und machen danach ein Festpreis-Angebot, bevor Sie sich entscheiden. Als Faustregel amortisieren sich unsere Projekte innerhalb weniger Monate. Zum Vergleich: Eine zusätzliche Sachbearbeiterstelle kostet schnell 3.500 Euro und mehr im Monat, zuzüglich Lohnnebenkosten.
Für wen wir arbeiten
Wir arbeiten für kleine und mittlere Betriebe aus Handwerk und Bau, Gastronomie, Entsorgung und Logistik, Handel, Solar und Energie, Steuerkanzleien, Praxen, Immobilienverwaltung, Personenbeförderung, Industrie und Werkstätten. Wir betreuen den gesamten DACH-Raum und Griechenland, wahlweise vor Ort oder remote.
Von der Analyse zur laufenden Automatisierung.
Analyse
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und finden die Prozesse mit dem größten Hebel – kostenlos im Erstgespräch.
Konzept
Sie erhalten einen klaren Fahrplan: welche Prozesse, welches Einsparpotenzial, welcher Zeitrahmen – mit Festpreis.
Umsetzung
Wir bauen die Automatisierung, angedockt an Ihre Systeme. Die erste läuft in der Regel nach 14 Tagen.
Betrieb & Optimierung
Wir überwachen, passen an und weisen die Einsparung in Euro und Stunden aus.
Mittelständler, die heute schon automatisieren.
„Unser KI-Voice-Agent nimmt in der Zentrale jeden Anruf an, klärt Support-Anliegen und leitet gezielt an den richtigen Mitarbeiter weiter. Eine riesige Entlastung – das Team hat wieder Zeit für das Wesentliche.“
„Digitale Wiegung, Container-Tracking, Routenoptimierung und automatische Rechnungserstellung – alles läuft in einem System. Meine Mitarbeiter verbringen ihre Zeit nicht mehr mit Papierkram.“
„Jede Facebook-Anfrage wird sofort von unserem KI-Voice-Agenten angerufen und vorqualifiziert – bis zum fertigen Angebot. Fehlen noch Fotos vom Zählerschrank oder Heizkreisverteiler, erinnert der Agent den Kunden automatisch.“
Was Sie vorher wissen wollen.
Eine KI-Agentur wie qfloow analysiert die Abläufe eines Betriebs, findet die Prozesse mit dem größten Einsparpotenzial und baut dafür Automatisierungen mit künstlicher Intelligenz – zum Beispiel für Rechnungen, Angebote, Telefonannahme oder Zeiterfassung. Anschließend betreibt und wartet sie die Systeme.
Die erste Automatisierung ist in der Regel nach 14 Tagen live. Messbare Einsparungen zeigen sich ab dem ersten Monat; wir weisen sie in Euro und Stunden aus.
Nein. Wir brauchen einen Ansprechpartner und Einblick in den jeweiligen Prozess. Analyse, Aufbau und Betrieb übernehmen wir.
Nein, sie entlastet sie. Die Automatisierung übernimmt Routinearbeit, das Team gewinnt Zeit für Kunden, Qualität und Wachstum.
Ja. Die Automatisierungen laufen in Ihren Konten und auf Ihren Systemen. Sie behalten alle Zugänge und Daten und können das System selbst weiterbetreiben oder von Dritten betreuen lassen.
In Gütersloh (Nordrhein-Westfalen) und in Thessaloniki (Griechenland). Wir arbeiten für Unternehmen im gesamten DACH-Raum und in Griechenland, vor Ort oder remote.
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Finden wir Ihre größten Zeitfresser.
Im kostenlosen Online-Erstgespräch schauen wir auf Ihre Abläufe und sagen Ihnen ehrlich, was sich lohnt – und was nicht.