Prozessautomatisierung mit KI: Büroarbeit, die sich selbst erledigt.
Rechnungen abtippen, Daten von einem Programm ins nächste übertragen, Angebote zusammenbauen, säumige Kunden erinnern: Diese Arbeit erledigen wir mit KI-Automatisierungen im Hintergrund. Lückenlos protokolliert und mit Freigabe durch einen Menschen, wo es darauf ankommt.
Kurz gesagt
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Abläufe so mit Software zu verbinden, dass sie ohne Handarbeit laufen. Mit KI lassen sich auch unstrukturierte Eingänge wie PDF-Rechnungen, E-Mails oder Anrufe verarbeiten. qfloow automatisiert solche Prozesse für den Mittelstand, angebunden an E-Mail, DATEV, Lexware, ERP, CRM und Excel. Unsere Spanne von 30 bis 50 Prozent geringeren Prozesskosten ist bewusst konservativ angesetzt.
Typische Prozesse – und was danach anders ist.
Eingangsrechnungen
Rechnung kommt per E-Mail oder PDF, die KI liest die Felder aus, gleicht mit der Bestellung ab und legt sie zur Zahlungsfreigabe vor.
Mahnwesen
Offene Posten werden erkannt, Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehen pünktlich raus – im richtigen Ton.
Anfragen & Angebote
Jede Anfrage wird sofort erfasst, qualifiziert und bekommt automatisch ein Angebot auf Basis Ihrer Preise.
Auftragsabwicklung
Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen entstehen aus einem Datensatz statt aus drei Programmen.
Datenpflege
Stammdaten, Kontakte und Belege bleiben zwischen ERP, CRM, DATEV und Excel synchron.
Zeiterfassung
Arbeitszeiten werden lückenlos erfasst und fließen in Lohn und Personalmeldung.
So läuft eine automatisierte Rechnungsfreigabe.
Ein Ablauf aus der Praxis, wie wir ihn bei Kunden aufsetzen:
- Rechnung empfangen: per E-Mail oder als PDF im Postfach.
- Daten per KI extrahiert: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Steuer, Positionen.
- Gegen Bestellung geprüft: Abweichungen werden markiert, nicht durchgewunken.
- Zur Zahlung freigegeben: ein Mensch bestätigt mit einem Klick, die Buchung landet in DATEV oder Lexware.
Ergebnis in diesem Beispiel: rund vier Stunden pro Woche weniger Handarbeit – für einen einzigen Prozess.
Warum nicht einfach selbst mit ChatGPT?
Selbst gebaute Lösungen mit ChatGPT und Co. skalieren selten, niemand wartet sie, und oft landen Kundendaten und Firmeninterna unkontrolliert in fremden Systemen. Die Haftung trägt die Geschäftsführung. Wir bauen Automatisierungen, die dokumentiert sind, in der EU laufen und von uns betreut werden.
Warum nicht noch ein Software-Tool?
Jedes zusätzliche Tool schafft eine weitere Insel. Wir verbinden die Werkzeuge, die Sie schon haben, statt ein neues daneben zu stellen.
Von der Analyse zur laufenden Automatisierung.
Analyse
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und finden die Prozesse mit dem größten Hebel – kostenlos im Erstgespräch.
Konzept
Sie erhalten einen klaren Fahrplan: welche Prozesse, welches Einsparpotenzial, welcher Zeitrahmen – mit Festpreis.
Umsetzung
Wir bauen die Automatisierung, angedockt an Ihre Systeme. Die erste läuft in der Regel nach 14 Tagen.
Betrieb & Optimierung
Wir überwachen, passen an und weisen die Einsparung in Euro und Stunden aus.
Prozesse, die bei Kunden heute automatisch laufen.
„Digitale Wiegung, Container-Tracking, Routenoptimierung und automatische Rechnungserstellung – alles läuft in einem System. Meine Mitarbeiter verbringen ihre Zeit nicht mehr mit Papierkram.“
„Niemand vergisst mehr, sich ein- oder auszustempeln – die KI erfasst die Arbeitszeiten unseres Teams lückenlos. Und das Lager denkt mit: Bestellvorschläge kommen automatisch, bevor etwas fehlt.“
„Früher hat die Zentrale jede Fahrt manuell verteilt und den Fahrern hinterhertelefoniert. Heute erfasst und verteilt das System alle Fahrten automatisch – die Fahrer nehmen sie per App an und rechnen direkt darüber ab.“
Was Sie vorher wissen wollen.
Prozessautomatisierung verbindet wiederkehrende Arbeitsschritte so mit Software, dass sie ohne Handarbeit ablaufen – etwa Rechnungseingang, Mahnwesen, Angebotserstellung oder Datenübertragung zwischen Programmen. Mit KI lassen sich dabei auch PDFs, E-Mails und Gespräche verarbeiten.
Prozesse, die häufig vorkommen, nach festen Regeln laufen und heute viel Abtippen oder Kopieren erfordern. Typisch: Eingangsrechnungen, Mahnwesen, Angebote, Zeiterfassung und Datenpflege. Im Erstgespräch suchen wir den Prozess mit dem größten Hebel.
Mit dem, was Sie bereits nutzen: E-Mail (Outlook, Gmail), DATEV, Lexware, ERP- und CRM-Systeme, Excel und Google Sheets, Shopify, Shopware, HubSpot, Teams, WhatsApp und Branchensoftware mit Schnittstelle.
Kritische Schritte wie Zahlungsfreigaben bauen wir mit Kontrollpunkt: Die KI bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Jeder Schritt wird protokolliert, Auffälligkeiten lösen eine Benachrichtigung aus.
Wir setzen 30 bis 50 Prozent geringere Prozesskosten an – bewusst konservativ und im Einklang mit unseren eigenen Projekten. Das konkrete Potenzial für Ihren Betrieb berechnen wir im Erstgespräch.
Passt auch zu Ihrem Betrieb.
Finden wir Ihre größten Zeitfresser.
Im kostenlosen Online-Erstgespräch schauen wir auf Ihre Abläufe und sagen Ihnen ehrlich, was sich lohnt – und was nicht.