Ein KI-Telefonassistent, der nicht nur abhebt, sondern weiterarbeitet.
Unser KI-Voice-Agent nimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen, beantwortet Standardfragen und leitet gezielt an die richtige Person weiter. Anders als ein Telefon-Tool von der Stange richten wir ihn für Ihren Betrieb ein und verbinden ihn mit dem, was nach dem Anruf passieren muss: Termin, Rückruf, Angebot, CRM-Eintrag.
Kurz gesagt
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe mit natürlicher Sprache entgegennimmt, das Anliegen erkennt und es bearbeitet oder weiterleitet. qfloow richtet ihn individuell ein und bindet ihn an Ihre Systeme an. Bei der Fenster Reichel GmbH in Herne übernimmt er 40 bis 50 Anrufe pro Tag in der Zentrale; bei DS Solarsystems ruft er jede neue Facebook-Anfrage sofort zurück und qualifiziert sie bis zum Angebot.
Vom ersten Klingeln bis zur erledigten Aufgabe.
Anrufannahme rund um die Uhr
Kein Anruf geht verloren – auch nicht während der Mittagspause, auf der Baustelle oder nach Feierabend.
Anliegen klären
Der Assistent fragt nach, versteht das Anliegen und beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Status oder Ablauf.
Gezielt weiterleiten
Dringendes geht sofort an die richtige Person, alles andere als sauber erfasste Rückrufnotiz.
Anfragen qualifizieren
Neue Interessenten werden sofort zurückgerufen, die wichtigsten Angaben abgefragt und fehlende Unterlagen automatisch nachgefordert.
Termine vereinbaren
Termine direkt im Kalender eintragen oder verschieben – nach Ihren Regeln.
Übergabe ans System
Gesprächsnotiz, Kontaktdaten und nächster Schritt landen automatisch in CRM, E-Mail oder Angebotsprozess.
KI-Telefonassistent von der Stange oder eingerichtet?
Es gibt inzwischen viele fertige KI-Telefonassistenten zum Monatspreis. Für einfache Anrufannahme reichen sie oft aus. Schwierig wird es, wenn der Anruf etwas auslösen soll: ein Angebot, einen Termin im richtigen Kalender, einen Eintrag in Ihrer Branchensoftware. Genau da setzen wir an.
| Fertiges Telefon-Tool | qfloow | |
|---|---|---|
| Anrufe annehmen | ja | ja |
| Gesprächsablauf auf Ihren Betrieb zugeschnitten | begrenzt, per Vorlage | ja, mit Ihnen erarbeitet |
| Anbindung an CRM, Kalender, Branchensoftware | meist nur Standard-Schnittstellen | individuell |
| Folgeprozesse (Angebot, Erinnerung, Unterlagen nachfordern) | selten | ja |
| Einrichtung und laufende Anpassung | selbst | durch uns |
Für wen sich das lohnt
Besonders für Betriebe mit vielen eingehenden Anrufen und wenig Zeit am Schreibtisch: Handwerk und Bau, Solar und Wärmepumpen, Praxen, Werkstätten und Autohäuser, Immobilienverwaltungen. Faustregel: Wenn Ihr Team täglich Anrufe verpasst oder ständig aus der Arbeit gerissen wird, rechnet sich der Assistent meist schnell.
Datenschutz
Gespräche werden DSGVO-konform auf Servern in der EU verarbeitet und protokolliert. Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.
Zwei Telefonassistenten im Einsatz.
„Unser KI-Voice-Agent nimmt in der Zentrale jeden Anruf an, klärt Support-Anliegen und leitet gezielt an den richtigen Mitarbeiter weiter. Eine riesige Entlastung – das Team hat wieder Zeit für das Wesentliche.“
„Jede Facebook-Anfrage wird sofort von unserem KI-Voice-Agenten angerufen und vorqualifiziert – bis zum fertigen Angebot. Fehlen noch Fotos vom Zählerschrank oder Heizkreisverteiler, erinnert der Agent den Kunden automatisch.“
In vier Schritten zum eigenen Telefonassistenten.
Analyse
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und finden die Prozesse mit dem größten Hebel – kostenlos im Erstgespräch.
Konzept
Sie erhalten einen klaren Fahrplan: welche Prozesse, welches Einsparpotenzial, welcher Zeitrahmen – mit Festpreis.
Umsetzung
Wir bauen die Automatisierung, angedockt an Ihre Systeme. Die erste läuft in der Regel nach 14 Tagen.
Betrieb & Optimierung
Wir überwachen, passen an und weisen die Einsparung in Euro und Stunden aus.
Was Sie vorher wissen wollen.
Ein KI-Telefonassistent (auch KI-Voice-Agent) nimmt Anrufe mit natürlicher Sprache entgegen, erkennt das Anliegen, beantwortet Standardfragen und leitet weiter oder stößt Folgeschritte an – etwa einen Termin, eine Rückrufnotiz oder ein Angebot.
Der Assistent spricht natürlich und flüssig. Wir empfehlen trotzdem, offen damit umzugehen; die Ansage stimmen wir mit Ihnen ab.
Dann leitet der Assistent an die zuständige Person weiter oder legt eine vollständige Rückrufnotiz an. Kritische Entscheidungen trifft immer ein Mensch.
In der Regel ist die erste Version nach 14 Tagen live. Danach verfeinern wir den Gesprächsablauf anhand echter Anrufe.
Ja, wenn er sauber aufgesetzt ist: Verarbeitung in der EU, Protokollierung, klare Zugriffsrechte und ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Das gehört bei uns zum Standard.
Das hängt vom Gesprächsvolumen und den Anbindungen ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein Festpreis-Angebot.
Passt auch zu Ihrem Betrieb.
Finden wir Ihre größten Zeitfresser.
Im kostenlosen Online-Erstgespräch schauen wir auf Ihre Abläufe und sagen Ihnen ehrlich, was sich lohnt – und was nicht.